Ajustes en los Activos Corrientes: Casos Prácticos y Contabilización
Los activos corrientes representan los recursos más líquidos que posee una empresa, como el efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y pagos anticipados. Estos activos están en constante movimiento y pueden presentar variaciones que deben corregirse al momento del cierre contable. Por ello, es fundamental aplicar asientos de ajuste que aseguren que los saldos reflejen con exactitud la realidad financiera y económica de la entidad.
A continuación, analizamos los principales tipos de ajustes aplicables a los activos corrientes, su fundamento y la forma de contabilizarlos con ejemplos sencillos.
1. Ajustes en la cuenta de Caja: Faltantes y Sobrantes
La caja refleja el dinero en efectivo disponible. Sin embargo, al realizar un arqueo o verificación física, pueden aparecer diferencias con respecto al saldo contable. Estas diferencias pueden clasificarse como:
-
Faltantes: Se detecta menos efectivo del que figura en los registros. Esto puede deberse a errores humanos, robos, gastos no registrados o diferencias en el manejo del efectivo. Se considera una pérdida para la empresa.
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Sobrantes: Hay más efectivo del que debería haber. Puede ser por ingresos no registrados correctamente, cobros duplicados o errores al dar cambio. Se reconocen como ingresos extraordinarios mientras se determina su origen.
Ejemplo de Faltante:
Se detecta un faltante de C$ 200.00 en el arqueo:
Cuentas Debe Haber
Deudores Diversos C$ 200.00
Caja C$ 200.00
Si el faltante es por una pequeña cantidad, se puede considerar como una pérdida. Siempre y cuando sea política de la empresa. Se hace un cargo a la cuenta otros gastos y un abono a la cuenta caja.
Ejemplo de Sobrante:
Cuando no se logra determinar el origen del sobrante se debe considerar como una utilidad y se
abonara en la cuenta de otros productos. Se detecta un sobrante de C$ 10.00 en caja:
Cuentas Debe Haber
Caja C$ 10.00
Otros Productos. C$ 10.00
Cuando se logra determinar el origen del sobrante, se debe abonar la cuenta acreedores diversos, para asentar la obligación de devolver el dinero a la persona correspondiente. Se detecta un sobrante de C$ 300.00 en caja:
Cuentas Debe Haber
Caja C$ 300.00
Acreedores Diversos. C$ 300.00
2. Ajustes en Clientes y Documentos por Cobrar: Provisión por Cuentas Incobrables
No todas las cuentas por cobrar son recuperables. Para reflejar esta realidad, la contabilidad aplica una estimación conocida como provisión para cuentas incobrables. En Nicaragua, según la Ley de Concertación Tributaria No. 822, artículo 39, numeral 20, es deducible hasta un 2% del saldo de la cuenta de clientes como provisión por incobrabilidad al cierre del periodo contable.
Ejemplo:
Saldos al cierre contable.
Clientes C$ 98,500.00 Doc. por Cobrar C$ 33,640.00
Total C$ 132,140.00
Calculo Articulo # 39 numeral 20 LCT
provisión del 2% = C$ 2,642.80
Cuentas Debe Haber
Gastos de Ventas C$ 2,642.80
Estimación Ctas Incobrables C$ 2,642.80
3. Ajustes en la Cuenta de Almacén (Inventario)
El inventario debe ajustarse cuando se presentan pérdidas físicas o deterioros no contabilizados. Las causas pueden ser:
-
a. Mercancía en malas condiciones: Productos vencidos, dañados o contaminados.
-
b. Mermas: Pérdidas normales por manipulación, evaporación o transporte.
-
c. Faltantes sin justificación: Diferencias no explicadas tras inventario físico.
El asiento de ajuste, por los conceptos anteriores, se hace con abono en la cuenta de Almacén para dar salida a la mercancía que ya no existe o se encuentra en malas condiciones; con cargo en la de Gastos de venta cuando el faltante se justifique como normal, o en la de Deudores diversos cuando se compruebe que el almacenista es el responsable.
Ejemplo:
La cuenta almacén presenta un saldo en el libro mayor de C$ 250,000.00. Al practicar inventario físico se obtuvo un saldo de C$ 230,000.00
La diferencia es producto de: se encontraron mercancías dañadas con valor de C$ 4,000.00; Mermas de mercancías por C$ 500.00 y Faltaron mercancías sin justificación por C$ 15,500.00
Cuentas Debe Haber
Gastos de Ventas C$ 4,500.00
Deudores Diversos C$ 15,500.00
Almacén C$ 20,000.00
4. Ajuste de la cuenta Rentas Pagadas por Anticipado
Cuando se pagan rentas (arriendos) por adelantado, solo debe reconocerse como gasto la parte correspondiente al periodo ya transcurrido. El saldo restante se registra como un activo llamado renta pagada por anticipado.
Ejemplo:
Pago de C$ 42,000.00 por 6 meses de alquiler de las oficinas (C$ 7,000.00 por mes). Al cierre han pasado 2 meses.
Gasto devengado: C$ 14,000.00
Cuentas Debe Haber
Gastos de Admón. C$ 14,000.00
Renta pag. x anticip. C$ 14,000.00
5. Ajuste de la cuenta Publicidad o Propaganda
Los pagos anticipados por campañas publicitarias deben ser ajustados de acuerdo al tiempo transcurrido o al grado de ejecución de la campaña. Solo se reconoce el gasto correspondiente al beneficio recibido hasta la fecha de cierre.
Ejemplo:
La cuenta publicidad presenta un saldo en el libro mayor de C$ 30,000.00, ya se ha devengado el 60 %.
Saldo de la cuenta publicidad C$ 30,000.00
Parte Devengada 60 % = C$ 18,000.00
Cuentas Debe Haber
Gastos de Ventas. C$ 18,000.00
Publicidad. C$ 18,000.00
6. Ajuste de la cuenta Primas de Seguro (Seguro Pagado por Anticipado)
Las primas de seguro suelen pagarse por períodos anuales o semestrales. El ajuste consiste en registrar como gasto solo la parte proporcional consumida al cierre contable. Lo restante se presenta como seguro pagado por anticipado.
Ejemplo:
La cuenta prima de seguro presenta un saldo en el mayor de C$ 32,000.00, ya se ha devengado el 40 %; se aplica el gasto de la siguiente manera: 50% al departamento de ventas y el otro 50 % al departamento de administración.
Saldo de la cuenta primas de seguro C$ 32,000.00 Parte devengada 40 % = C$ 12,800.00
Cuentas Debe Haber
Gastos de Ventas C$ 6,400.00
Gastos de Admón.. C$ 6,400.00
Primas de Seguro C$ 12,800.00
7. Ajuste de la cuenta Papelería y Útiles de Oficina
La papelería y suministros de oficina comprados se registran inicialmente como activos. Al cierre, debe reconocerse como gasto la cantidad efectivamente utilizada, y dejar el resto como inventario.
Ejemplo:
Se compró papelería para el área de administración por C$ 10,000.00 Se utilizo C$ 7,000.00 al cierre del ejercicio.
Cuentas Debe Haber
Gastos de Admón.. C$ 7,000.00
Papelería y Útiles Ofic. C$ 7,000.00
Conclusión.
Los ajustes en los activos corrientes permiten mantener actualizada la contabilidad y asegurar que los estados financieros muestren una imagen fiel de la situación de la empresa. Estas correcciones no solo responden a principios contables como el devengado y la prudencia, sino que también garantizan la transparencia, la consistencia y la comparabilidad de los informes financieros. Una contabilidad sin ajustes adecuados puede llevar a decisiones equivocadas y a sanciones fiscales por errores en la información.
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